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Home > 기업전용서비스 > 경리업무

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문서의 형식
 

비즈니스와 관련하여 활용되어지는 문서의 경우에 일반적으로 공문형식을 취하고 있으나 초대글이나 인사글 등 의례적으로 사용되는 문서의 경우에는 다르다.  일반문서 중 시행문은 다음과 같이 두문, 본문 및 결문으로 구성된다.

- 두문은 발신기관명, 문서번호, 시행일자, 보존기간, 수신란 등으로 한다

- 본문은 제목, 내용 및 첨부로 한다.

- 결문은 발신명의 및 수신처란으로 한다.

문서번호는 기관기호, 분류번호 및 문서등록번호로 구성하며, 수신란은 경유, 수신 및 참조로 나누되, 수신기관이 둘 이상인 때에는 "수신처 참조"라 쓰고 발신명의 왼쪽 아래에 수신처란을 설정하여 수신기관명 또는 수신처기호를 표시한다.  

문서구성에 대한 구체적인 내용을 살펴보면 다음과 같다.

 

1. 두문

문서의 두문은 원칙적으로 발신기관명(우편번호, 주소, 전화번호, FAX번호), 문서번호, 시행일자, 수신처(보존기간), 수신란(경유, 수신, 참조)으로 구성된다.

 

발신기관명

대내외문서 모두다 그 문서를 기안한 기관명을 용지의 상단에서 3㎝ 정도 아래에 위치하도록 좌우측의 중앙에 6∼8㎝ 정도의 길이로 기재한다.

-우편번호 및 주소

우편번호와 주소는 발신기관명에서 한 줄을 띄어서 적는다.

 

-전화번호 및 FAX번호

발신기관의 지역번호 및 전화번호, 내부문서의 경우에는 구내번호, 팩스번호를 기재하며 본문의 중간부분에 위치하도록 한다.

 

문서번호

문서번호는 기관기호, 분류번호, 붙임표(-), 문서등록번호로 구성된다(정부사무관리규정 시행규칙 제9조 제2항).  

- 기관기호

기관기호의 약칭은 한글 2자를 원칙으로 하고 최하단위 보조기관을 단위로 그 기관의 장이 정한다.

약칭이 숫자일 때 한글로 표시하며, 보조기관명이 같은 경우에는 상위 보조기관명을 포함하여 설정한다.

최하단위 보조기관의 약칭을 표시한다.

- 분류번호

공문서 분류번호는 기능별 십진분류방법에 따라 분류하되 문서의 분류정리나 문서철 관리 및 문서검색의 효율성을 증진키 위해 정부공문서 분류번호 및 보존기간 책정기준 등에 관한 규칙에 따라 분류한다. 이렇게 하는 것은 동일한 기능의 문서에 대하여 통일된 하나의 분류번호를 쓰도록 함으로써 문서의 보존, 관리, 검색 및 폐기에 있어 업무의 효율성을 제고하기 위해서 이다.

- 문서등록번호

문서등록번호는 사무관리규정시행령제24조의 규정에 의하여 부여된 연도별 일련번호로 한다. 그리고 문서는 당해 문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자순에 따라 문서번호를 부여하고 처리과별로 문서등록대장에 기록한다.

 

시행일자

시행일자는 당해 문서가 효력을 발생하는 날짜이며, 대내문서의 경우 특별한 경우를 제외하고는 최종결재권자가 결재를 한 날을 기준으로 하며 대외시행문인 경우에는 발송하는 날짜를 기재하므로 그 효력은 상대방에게 도달한 날로부터 발생한다.

 

취급

공문서의 경우 문서 결재권자가 전산에 의하여 시행할 문서를 결재함에 있어서, 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설될 경우 국가안전보장, 질서유지, 기타 국가이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 한다. 이같이 발신방법을 지정한 때에는 기안문의 취급란에 "암호" 또는 "음어" 표시를 하여야 한다. 또한 전신, 전화, 팩스, 전산망으로 발신하는 문서는 문서통제담당자가 기안문의 취급란에 "전신", "전화" ,"팩스", "전산망" 표시를 하여야 한다.

 

기관장

당해 기관의 장의 직명을 기재하고 서명한 후 결재일자를 쓴다.

 

보존

공문서 보존규정 등에 관한 규칙에 의거하여 당해 문서에 대한 문서보존기간을 기재하도록 하며, 문서는 보존기간의 기산일부터 1년간 처리과에서 이를 보존하여야 한다. 사무관리규정에 의해 관공서의 경우에는 문서의 보존기간을 영구, 준영구, 10년, 5년, 3년 및 1년의 6종으로 나누어 구분하되, 문서의 종류별 보존기간 책정기준은 별도로 정하고 있다.  

그리고 문서의 보존기간 기산일은 당해 문서(1건 문서의 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 최근문서를 말함)를 완결한 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.

 

수신처 보존기간

수신처의 보존기간을 기재하나 행정기관이 아닌 곳에 보내는 문서는 기재치 않는다.

 

보조기관

보조기관의 직명을 적고 오른쪽 공란에 서명을 받는다.  여기서 보조기관은 결재권자를 보좌하는 직속 하급자를 말한다.

 

기안자

직급과 관계없이 업무를 담당하는 기안자의 성명을 적고 서명한다.

 

협조

기안문의 협조자는 최상급보조기관의 장 이어야 하며, 기안문 내용이 타부서와 관련이 있는 경우에 협조자의 직위를 협조란 좌측에 쓰고 우측란에는 서명을 한다. 협조자가 다른 의견을 제시하고자 하는 경우에는 기안문의 해당 서명란에 "의견첨부"라고 쓰고 의견을 표시한 곳에 서명하여야 한다. 만약, 협조자가 기안문의 내용에 동의할 수 없는 경우에는 지체없이 그 사유를 명시하고 서명하며 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부할 수 없다.

 

수신기관

수신기관란은 문서를 받는 상대방을 표시하는 란으로 경유, 수신, 참조로 구성된다.

- 경유

문서내용에 따라 경유해야할 부서가 속해 있는 기관의 기관명과 직명을 쓰며 경유할 필요가 없는 문서에는 이를 생략한다.

- 수신

문서를 받을 사람의 직명을 쓰되 수신자가 2 이상일 경우에는 "수신처 참조"라 쓰며 결문의 발신명의란 왼쪽 아래에 전결, 대결표시인을 날인할 수 있도록 간격을 띄우고 왼쪽 기본선에 "수신처"라고 쓰고 수신 기관명을 적는다.

- 참조

수신된 문서를 직접 접수하여 처리할 부서의 책임자 직명을 적는다.

 

2. 본문

제 목

-기안문의 제목을 적으며 제목만으로 문서의 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 일목요연하여야 한다.

-제목의 끝부분에 본문내용을 알리는 "조회", "의뢰", "안내", "독촉", "통지" 등의 용어를 넣어 제목만으로 전달하고자 하는 내용을 파악할 수 있도록 한다.

-문서는 언제나 기본적으로 1문서 1제목의 원칙에 따라 작성됨을 주지할 필요가 있다

-제목의 내용은 간단명료하여야 한다.

 

내 용

내용은 기본적으로 먼저 결론을 도출하고 뒤에 서술하는 원칙에 따르는 것이 좋으며, 5W1H 또는 6W2H〔언제(When), 어디서(Where), 누가(Who), 무엇을(What), 어떻게(How) - 비즈니스 문서는 누구에게(Whom), 얼마로(How much〈many〉)〕를 바탕으로 해서 작성하도록 한다. 또한 간결하면서도 상대방이 이해하기 쉽도록 논리 정연하게 기술하도록 한다. 그리고 문서의 내용이 둘 이상의 항목과 구분할 필요가 있을 때에는 다음과 같이 표시하도록 한다.

- 항목의 구분

   첫째 항목의 구분은 1., 2., 3., 4.,       로 나누어 표시한다.

   둘째 항목의 구분은 가., 나., 다., 라.,       로 나누어 표시한다.

   셋째 항목의 구분은 (1), (2), (3), (4),       로 나누어 표시한다.

   넷째 항목의 구분은 (가), (나), (다), (라),       로 나누어 표시한다.

   다섯째 항목의 구분은 1), 2), 3), 4),       로 나누어 표시한다.

   여섯째 항목의 구분은 가), 나), 다), 라),       로 나누어 표시한다.

   둘째, 넷째, 여섯째 항목의 경우에 하., (하), 하) 이상 더 계속되는 때에는 거., (거), 거), 너., (너), 너)   로 이어 표시한다.

 - 본문내용의 작성원칙

   전달하고자 하는 내용을 명확하게 표현한다.

   육하원칙에 입각해 작성하며 가능한 한 조목별로 표현한다.

   애매하거나 과장된 표현은 삼가 한다.

   첨부물이 있는 경우 해당란에 그 내용을 표시한다.

   전문적인 용어나 어려운 한자는 되도록 피하며, 의미전달에 명확성을 기하기 위해 불가피하게 사용하는 경우 용어해설을 하거나 괄호를 하여 한자를 쓴다.

   1문서 1매주의 원칙에 따르도록 한다.

   본문의 내용을 어렵고 복잡하게 만드는 부분은 별지를 사용하여 표현한다.

   내용표현은 우선 결론을 도출하고 뒤에 서술하는 방식을 따른다.

   내용표현도 받을 상대방의 입장을 고려하여 쉬운 말과 요점만을 기술하도록 한다.

 

첨부물 표시

문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류, 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 첨부의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 두 가지 이상인 때에는 본문내용의 항목구분에 의하여 나누어 표시한다.

문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재하여야 한다.

 

끝표시

문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 "끝" 표시를 하며,  첨부물이 있는 때에는 첨부물의 표시문 끝에 한 자 띄우고 "끝" 표시를 하여야 한다.  본문의 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 "끝" 표시를 하여야 한다.

연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 오른쪽 끝에 "끝" 표시를 하고, 서식의 칸 중앙에 기재사항이 끝나는 경우에는 "끝" 표시를 하지 아니하고, 기재사항 마지막의 다음 칸에 "이하 빈칸" 표시를 하여야 한다. 또한 일괄기간인 경우에는 각 안마다 "끝" 표시를 하여야 한다.

 

3. 결문

발신명의

문서의 발신명의는 행정기관의 장으로 하며, 기업의 경우에는 대표이사이다. 다만, 행정기관 내의 보조(좌)기관 상호간에 발신하는 문서는 당해 보조(좌)기관의 명의로 하며, 대내문서이므로 문서의 통제와 전결 대결의 표시를 하지 아니하며 문서를 발송하는 때에는 문서등록대장에 등록한 후 직접 발신한다. 문서를 접수한 때에도 대외문서와는 구별하여 별도로 접수상황을 기록, 유지하여야 한다.

 

수신처

수신기관이 두 곳 이상인 때에 쓰인다. 수신처란을 둘 때 발신명의란부터 한 줄 간격 아래 왼쪽 기준선부터 "수신처"라 표기하고 한 글자의 빈칸을 띄운 다음 수신기관을 적는다. 수신기관이 한 줄이 넘을 때에는 둘째 줄부터는 수신처 내용의 첫글자에 수직으로 맞추어 적는다.

 


  • 한국저작권협회 싱싱파일 심파일 어워드 대상
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