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기업상식
인증획득 절차
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인증절차

인증을 획득하기 위한 절차는, 간략히 말해서 "시스템 구축" → "인증신청" → "인증심사" → "인증"이라 할 수 있다. 이러한 일련의 과정중 반드시 알아두어야 할 사항들을 다음에 소개한다.

 

STEP 1 : 시스템 구축 - 국제규격에 적합한 품질시스템의 구축 및 컨설팅


인증을 획득하기 위해서는 우선, 자사의 시스템을 점검하여야 한다. 그런 후 해당시스템을 ISO 9000 또는 ISO 14000 규격의 요구사항에 따라 문서화하고, 문서화된 자사의 시스템을 운영해보고 그 결과를 내부감사 및 경영자검토를 거쳐 평가하고 개선한 이후에 인증기관에 인증을 신청하면 된다.
이 과정에서 국제규격의 내용을 이해하고 자사의 시스템과의 비교평가를 위해 직원을 교육시키거나 자문(컨설팅)을 받기 위해 전문가를 고용하게 된다.
이러한 전문가를 컨설턴트라 하고, 소요 비용과 수준도 천차만별이어서 일반 회사의 입장에서는 우수한 컨설팅기관의 여부를 잘 파악할 수 없는 것이 사실이다.
자문과 인증은 엄격히 분리되어야 하며, 이것이 입증되지 않으면 해당 인증에 대한 신뢰도가 없어져 사실상 제3자 인증의 효력이 상실되므로 기업은 이에 대해 각별히 유의하여야 한다.
실력있고 성실한 컨설팅회사와 계약을 체결하기 위해서는 나름대로 관계 전문가나 관련 자료를 통해 꼼꼼히 찾아보는 노력을 기울여야 한다.
컨설팅이야말로 그 회사의 품질시스템을 구축하는 데에 가장 기본적이고 중요한 시발점이 되므로 비용의 저렴함이나 시간의 단축을 기치로 내건 컨설팅회사는 일단 다시한번 생각해 보는 것이 좋을 것이다.
시간이 걸리더라도 그 회사에 필요한 사항을 조목조목 친절히 조언하고 해당 전문가를 통해 잘된 점과 개선할 점을 분명히 명시하여 꼼꼼히 지도하는 회사가 좋은 회사임은 두말할 필요도 없다.
아울러, 한번 지도하고 없어지는 컨설팅회사도 기피해야 할 것이다.
한번 지도를 받으면 그 기업이 인증을 획득한 이후에도 지속적으로 시스템상의 문제를 조언해 주고 지도해 줄 수 있는 안정적이고 기반이 확실한 컨설팅회사를 선택하여야 한다.

 

STEP 2 : 인증의 신청 및 인증계약의 체결


인증을 신청할 준비가 되면, 인증기관을 선택하여 인증을 신청한다.
이 경우 인증기관은 인증계약서를 제시하고 해당 기업과 인증절차, 인증범위 및 비용등에 대한 합의와 인증기업이 준수해야할 사항들을 알려주도록 되어 있다.
인증심사 일수는 정해진 기준내에서 인증기관이 해당 기업의 품질시스템 구축정도 및 준비상태를 고려하여 산정한다.
KAB로부터 인정받은 인증기관은 매년 1회이상의 정기사후관리를 받도록 되어 있으며, 이러한 사후관리를 통하여 국제기준에 적합한 인증심사를 수행하고 있는지 여부를 지속적으로 평가받는다.
따라서, 같은 인증기관이라해도 KAB로부터 인정받은 인증기관과 그렇지 않은 인증기관에는 상당한 차이가 있다.
왜냐하면 외국계 인증기관들의 경우 해외의 인증기관과 심사업무에 관한 위탁계약을 체결하여 심사를 수행하면서도 한번도 심사수행상태에 대하여 해당 인정기관의 사후관리를 받지 않는 경우가 대부분이기 때문이다.
인증기관의 선택은 전적으로 기업의 자유이나, 기업의 국내외 활동을 위해 인증받는 경우에는 이점을 특히 고려하여 인증기관을 선택하여야 한다.

 

STEP 3 : 인증심사 수검 - 심사반 변경의 자유

인증기관의 심사반 구성, 문서심사 및 현장심사

인증계약이 체결되면 인증기관은 계약서에 나타난대로 인증심사반을 구성하고 해당 기업의 문서를 심사하여 해당경영시스템이 국제기준에 적합하게 구축되어 있는지 여부를 심사하고, 기업이 신청한 인증범위가 적절한지를 확인한다.
이 경우 일부 인증기관은 기업이 신청한 인증범위가 적절한 지 여부를 평가하기 위해 예비방문 또는 문서심사 이후에 심사반을 구성하는 경우도 있다.
그 이후 기업에 심사반원 명단을 통보하고 현장을 방문하여 문서에 기재된 사항들이 제대로 이행되고 있는 여부를 확인한다.
이 경우 필요에 따라 특정 분야의 전문가를 대동할 수 있으며, 이를 기술전문가라 칭한다.
현장을 방문하여 심사하는 도중 기업이 신청한 인증범위가 사실과 다르거나 적용불가능한 경우 해당 심사반은 이를 인증기관에 보고하고 해당 기업과 적절한 인증범위를 협의하여 인증계약을 갱신 체결한다.
현장심사시 훌륭한 심사원이란, 해당 기업의 잘못된 점과 함께 잘된 점도 지적해 주고, 아울러 조금만 노력하면 개선될 수 있는 사항을 관찰사항으로 지적하여 주는 심사원이라 할 수 있다.
심사원은 심사도중 자문을 할 수 없도록 되어 있는데, 이는 해당 부적합에 대하여 시정방법을 가르쳐 주는 것을 의미한다. 따라서 이러한 행위 이외의 활동은 자문으로 간주되지 않는다.
예를들어 심사와 직접적인 관련이 없는 사항에 대하여 조언을 구하거나 답변하는 경우 이는 오히려 우수한 심사로 간주될 수 있는 것이다.
그래서 심사를 받을 때에는 보다 해당 분야에 경험이 많은 전문가를 심사원으로 파견토록 요청하는 것이 필요하다.
기업은 인증기관이 심사전에 보내 온 인증심사반 목록을 보고 특정한 심사원의 파견을 거부하거나 심사반원의 교체를 요구할 권리가 있다.

 

STEP 4 : 부적합의 시정 및 인증의 결정


인증심사반은 현장심사를 마치면서 해당 기업에게 부적합보고서 및 종합평가결과를 구두 또는 문서로 알려주고 심사결과를 인증기관에 보고한다.
인증기관은 심사반의 심사결과를 검증하고 해당 기업에 최종 심사결과보고서를 제공한다.
이때에 심사반의 심사결과와 차이가 있는 부분에 대해서는 상세한 이유와 함께 설명해 주어야 한다.
인증기업이 모든 부적합에 대하여 시정조치를 완료하면, 인증기관은 심사결과를 인증심의위원회 등 인증심의 및 결정을 담당한 조직에 회부하여 인증여부를 결정한다.
인증이 결정되면 인증기관은 인증신청 기업에 인증서를 제공하고, 정해진 기간동안 인증을 보증하게 된다.

 

STEP 5 : 사후관리 심사


인증을 받은 기업은 인증기관과의 계약에 따라 최소 년1회의 사후관리를 받아야 한다.
사후관리의 주기는 인증기관마다 나름대로의 근거 및 기준을 가지고 설정해 놓고 있다.

 

STEP 6 : 인증의 갱신(갱신심사 수검)

인증을 받은 기업은 인증의 유효기간인 3년마다 인증기관과의 계약을 갱신하여야 한다.
이때에 실시되는 심사를 갱신심사라 하는데, 통상적으로 그 심사규모는 최초인증의 2/3이상이며, 절차는 최초인증절차와 동일하다. 최초로 인증을 획득한 날로부터 3년 이내에 갱신을 하지 않으면 그 인증은 자동으로 효력을 상실한다.
 
 

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